Logistica in outsourcing: come definire attività e volumi

Affidare all’esterno alcune attività di magazzino può aiutare un’azienda a organizzare meglio i propri flussi. Prima di confrontare le proposte, però, serve descrivere con precisione che cosa si vuole delegare e come si muovono le merci. La dicitura “logistica in outsourcing” da sola non definisce un servizio: le attività e le responsabilità vanno concordate caso per caso.

1. Disegna il flusso delle merci

Parti dal percorso della merce: da dove arriva, dove viene tenuta, quando deve essere preparata e verso quali destinazioni parte. Indica anche se si tratta di materie prime, componenti, prodotti finiti o ricambi, perché caratteristiche diverse possono richiedere modalità di gestione diverse.

2. Separa le attività necessarie da quelle eventuali

Prepara un elenco delle operazioni che ti interessano. Per esempio: ricevimento, stoccaggio, preparazione degli ordini, imballaggio, spedizione, gestione delle giacenze o dei resi. Non dare per scontato che siano tutte comprese nello stesso servizio: chiedi quali attività possono essere valutate e quali condizioni richiedono.

3. Raccogli volumi e variazioni

• numero indicativo di codici e unità gestite;
• ingombro e peso tipici delle merci;
• entrate e uscite in una settimana o in un mese rappresentativo;
• periodi di picco, stagionalità o ordini eccezionali;
• frequenza prevista delle spedizioni e destinazioni ricorrenti.

Se i dati cambiano molto da un periodo all’altro, mostra un intervallo e spiega quando avvengono le variazioni. Una media isolata potrebbe non descrivere il lavoro richiesto nei momenti più intensi.

4. Chiarisci informazioni e responsabilità

Definisci chi comunica gli ordini, quali dati accompagnano ogni articolo, come si segnalano le eccezioni e chi autorizza modifiche o spedizioni urgenti. Chiedi inoltre come verranno condivise le informazioni sulle giacenze e quali controlli sono previsti: strumenti e modalità vanno verificati con il fornitore, senza presupporre che un sistema specifico sia già disponibile.

5. Confronta proposte con lo stesso perimetro

Per leggere correttamente un’offerta, verifica che descriva le attività incluse, le unità di misura usate, le informazioni richieste da te e le voci che possono essere conteggiate a parte. Confronta anche come vengono gestite anomalie, inventari, urgenze e variazioni di volume. Una proposta è più facile da valutare quando risponde allo stesso scenario operativo descritto a tutti i fornitori.

Per un quadro del significato generale del servizio puoi leggere anche la guida alla logistica conto terzi. Logistics Agency valuta le esigenze di magazzino in base alle attività e ai volumi descritti: consulta la pagina logistica e magazzino oppure invia una richiesta con queste informazioni.